De voorzitter opent de zitting op 22/05/2023 om 20:33.
De voorzitter verontschuldigt raadslid Nico Roelandt en raadslid Peter De Smet voor hun afwezigheid.
Aan de raad wordt gevraagd de notulen en het zittingsverslag van de zitting van 24 april 2023 goed te keuren.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig artikel 277 en 278.
Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag ter beschikking worden gesteld. Als een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn daarom verzoekt, worden de notulen en het zittingsverslag elektronisch ter beschikking gesteld.
Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur. Als de raad voor maatschappelijk welzijn bij spoedeisendheid is samengeroepen, kan de raad voor maatschappelijk welzijn beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
Telkens als de raad voor maatschappelijk welzijn het wenselijk acht, worden de notulen staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur ondertekend
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
Artikel 1. de notulen en het zittingsverslag van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 april 2023 worden goedgekeurd.
Het OCMW is voor een of meerdere activiteiten aangesloten bij het intergemeentelijk samenwerkingsverband SOLVA
Het OCMW werd per aangetekend schrijven van 3 mei 2023 opgeroepen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van SOLVA die op 14 juni 2023 om 19u00 plaats heeft in Cultuurhuis De Kluize, Sportstraat 3 - 9860 Oosterzele met volgende agenda:
1. Samenstelling van het bureau
2. Jaarverslag 2022
3. Jaarrekening per 31 december 2022
4. Verslag van de Commissaris
5. Kwijting aan de Raad van Bestuur en de Commissaris over het boekjaar 2022
6. Statutenwijziging SOLVA
- OCMW-raad: art. 77-78 decreet over het lokaal bestuur
De beslissing heeft geen financiële gevolgen
Het vast bureau heeft volgend voorstel uitgewerkt:
Effectief: Phaedra Van Keymolen
Plaatsvervanger: Nancy Van Landuyt
- OCMW-raad: art. 77-78 decreet over lokaal bestuur
De geheime stemming geeft volgende uitslag:
23 stemmen voor, 0 stemmen tegen en 0 onthoudingen.
Aanleiding
Op dit moment kunnen burgers, verenigingen, ondernemingen,... binnen de lokale besturen Haaltert, Arendonk en Herenthout enkel telefonisch of per e-mail contact opnemen met het lokaal bestuur om een afspraak te maken bij een bepaalde dienst. Een groot nadeel hierbij is dat burgers enkel tijdens de kantooruren de mogelijkheid hebben om een afspraak vast te leggen. Een online afsprakenmodule zou voor dit proces een grote meerwaarde kunnen bieden.
Het komt de efficiëntie en effectiviteit van het afsprakenproces ten goede doordat de burger op deze manier op elke plaats en met elk toestel op ieder moment van de dag in de mogelijkheid is om in enkele klikken een afspraak te maken. De duurtijd om een afspraak vast te leggen zal in de toekomst dus veel korter zijn. De burger zal ook voor elk product onmiddellijk kunnen zien welke momenten nog beschikbaar zijn om een afspraak te maken en zo het voor hem best passende moment kunnen boeken. Hij zal ook zelf zijn afspraak nog kunnen wijzigen.Bovendien zal het aantal manuele tussenkomsten van de medewerkers aanzienlijk verlagen doordat er veel minder telefoons en mails zullen verwerkt worden en zal de beschikbare tijd van collega’s optimaal benut worden door een duidelijke bijhorende planningstool.
Naast het implementeren van een afsprakenmodule en het bijhorende klantengeleidingssysteem willen de lokale besturen in een latere fase van dit traject ook inzetten op digitale afspraken via Teams, Zoom,... Op die manier bieden we burgers de kans om vanop afstand een afspraak te laten doorgaan. Dit betekent een grote tijdswinst voor de burger aangezien deze zich niet meer zal moeten verplaatsen naar het gemeentehuis.
Naast de specifieke criteria voor de focus ‘innovatieve dienstverlening’ zijn er nog enkele algemene criteria waar hierna graag dieper op ingegaan wordt. Bij het kiezen van de gepaste tool zal gebruiksvriendelijkheid voorop staan. De lokale besturen willen namelijk niet enkel inzetten op een gebruiksvriendelijke online afsprakenmodule, maar willen daarnaast ook gebruik maken van een klantgeleidingssysteem ter plaatse. Hierbij is een klantenzuil voorzien in de inkomhal van het gemeentehuis en sociaal huis als centraal aanspreekpunt voor de burger. Aan de hand van een beperkt aantal vragen zal de burger al snel te weten komen hoe hij verder kan geholpen worden. Iedere burger zal door het gebruiksgemak van de zuil in staat zijn om ermee te werken. Hierdoor wordt een heel groot deel van de bevolking bereikt wat een grote meerwaarde is binnen dit project.
Een rechtstreeks gevolg van het in gebruik nemen van deze online afsprakenmodule is dat de onthaalmedewerkers minder telefoons zullen moeten opnemen en mails verwerken om afspraken vast te leggen. Deze tijdswinst resulteert rechtstreeks in een beter fysiek onthaal van burgers.
Ieder digitaliseringstraject kent een aantal succesfactoren. Dat geldt ook voor de implementatie van een afsprakenmodule en klantengeleidingssysteem. Daarom is het belangrijk om een degelijk projectplan op te maken waarbij alle verschillende fases en hun eindresultaat worden omschreven. Enkel zo zal de haalbaarheid van het voorstel in kaart kunnen worden gebracht. Het spreekt voor zich dat dit projectplan nog kan wijzigen voor de effectieve aanvang van het project.
Om de afsprakenmodule zo efficiënt mogelijk in te zetten is een koppeling met "Mijn Burgerprofiel" bij de keuze van de software een element dat beoordeeld zal worden. Ook een link tussen de afsprakenmodule en de gebruikte Office365 pakketten zijn een meerwaarde. In eerste instantie wordt gedacht aan de koppeling met Outlook agenda’s en het digitaal laten doorgaan van een afspraak via Teams.
De totale opdracht werd, na marktonderzoek, geraamd op een bedrag van 261.208,75 euro inclusief BTW. Het betrof een volledige raming voor de drie besturen samen. Het aandeel van het lokaal bestuur Haaltert werd geraamd als volgt:
1. Noodzakelijke posten
2. Opties (nog te kiezen door het lokaal bestuur aan de hand van het beschikbare budget en de ingediende prijzen)
Dit zijn bedragen zonder BTW.
Deze uitgave voor het lokaal bestuur Haaltert gebeurt met het budget ingeschreven op 2023/OCMW_VB/0119-01/6141011/OCMW/VB/IP-GEEN/U/0.
Niet gunning eerste opdracht
De opdracht werd reeds uitgestuurd als een openbare procedure met Europese bekendmaking, maar bij beslissing van 20 april 2023 van het college van burgemeester en schepenen (na eerder akkoord hiervoor van de Arendonk en Herenthout) werd beslist om niet tot gunning over te gaan. Een voorafgaandelijke demo blijkt noodzakelijk te zijn om tot een correcte gunning over te gaan en dit via een expliciete opname in het bestek. Er dient ook in te komen dat de klantenzuilen het mogelijk moeten maken om een afspraak te maken.
Het bestek werd in deze zin dan ook aangepast en maakt deel uit van de overheidsopdracht 2023/994 Levering en implementatie van klantbegeleidingssysteem met online afsprakenmodule (2).
De raming werd aangepast naar 244.510,75 euro incl. BTW.
De opdracht wordt opnieuw als openbare procedure uitgeschreven met enkel een Belgische publicatie. De publicatie zal gebeuren op 23 mei 2023 en de offertes moeten ingediend worden uiterlijk op 29 juni 2023 om 10.00u. Laattijdige offertes worden geweerd.
De lokale besturen van Herenthout en Arendonk hebben op respectievelijk 24 april 2023 en 8 mei 2023 het bestek reeds goedgekeurd.
- De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken,leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
- Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
- Decreet Bestuursdecreet van 7 december 2018
- Het besluit van de gemeenteraad van 26 november 2018 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
Deze beslissing op zich heeft geen financiële gevolgen.
artikel 1. goedkeuring te geven aan de lastvoorwaarden zoals bepaald in bestek 2023/994 Levering en implementatie van klantbegeleidingssysteem met online afsprakenmodule (2), dat integraal deel uitmaakt van deze beslissing.
artikel 2. goedkeuring te geven om voormeld bestek uit te schrijven als een openbare procedure.
artikel 3. goedkeuring te geven aan de publicatiedatum van 23 mei 2023 en het tijdstip voor indienen van 29 juni 2023 om 10.00u.
artikel 4. deze opdracht te ramen tegen 244.510,75 euro inclusief BTW.
artikel 5. de uitgave van deze opdracht te voorzien in 2023/OCMW_VB/0119-01/6141011/OCMW/VB/IP-GEEN/U/0.
Het lokaal bestuur Haaltert plant een heraanleg van de N460. Deze werken zullen ook gepaard gaan met rioleringswerken, en voor de afvoer van regenwater moet er een bufferbekken in de buurt worden aangelegd om de waterdruk tussen beide valleien te verdelen. Indien er geen bijkomend bufferbekken zou komen, dan komt alle overstort van regenwater terecht ter hoogte van Eiland. Om de wateroverlast te beperken, is het aangewezen om een bijkomend bufferbekken te voorzien.
Na onderzoek is het lokaal bestuur Haaltert in onderhandeling gegaan met de eigenaar (mevrouw Eline Van Impe, wonende te 9450 Haaltert, Windmolenstraat 24) van de volgende percelen ter hoogte van de Windmolenstraat:
De eigenaar wenst niet over te gaan tot verkoop van deze percelen, maar is wel bereid om deze te ruilen tegen grond voor een vergelijkbare oppervlakte.
Het lokaal bestuur Haaltert heeft het volgende perceel ter beschikking dat vrij van pacht is:
Alle percelen werden geschat door landmeter - expert Michiel De Rouck:
De percelen1578 B en 1605 B, eigendom van Mevrouw Van Impe, zijn samen 18.896,50 euro waard. Ten opzichte van het perceel, eigendom van het lokaal bestuur Haaltert, is er een verschil in waarde van 6.079,00 euro in het voordeel van de eigenaar van de twee percelen in geval van ruil.
Beide partijen gaan akkoord met dit verschil. Het lokaal bestuur Haaltert aanvaardt dit waardeverschil omdat de percelen absoluut noodzakelijk voor de aanleg van het bufferbekken. In geval van onteigening zou een hogere prijs moeten betaald worden omwille van bijkomende posten zoals wederbeleggingsvergoeding, verlies aan inkomsten, ...
Door de ruil worden de kosten voor het lokaal bestuur gedrukt door een perceel grond af te staan dat op heden weinig nut heeft voor het bestuur.
Partijen zijn akkoord om de ruil te laten doorgaan en om de notariskosten bij helften te verdelen.
Het lokaal bestuur Haaltert stelt notaris Frédéric Bauwens, met studie te 9450 Haaltert, Stationsstraat 131, aan om de authentieke akte te verlijden.
- Decreet over lokaal bestuur art. 77
Omzendbrief KB/ABB 2019/3 over de transacties van onroerende goederen door lokale en provinciale besturen en door besturen van de erkende erediensten
| Raming | 1.500,00 euro (helft notariskosten) |
| Actie OF Overig beleid | Actie 12 |
| Jaar Budget Code (JBR) | 2023/OCMW_VB/0190-00/6130001/OCMW/VB/IP-GEEN |
artikel 2. goedkeuring te geven aan het ontvangen van de volgende percelen, eigendom van mevrouw Eline Van Impe, wonende te 9450 Haaltert, Windmolenstraat 24, als tegenprestatie voor het in ruil geven van het perceel vermeld onder artikel 1:
artikel 3. goedkeuring te geven aan de aanstelling van notaris Frédéric Bauwens, met studie te 9450 Haaltert, Stationsstraat 131, aan om de authentieke akte te verlijden.
artikel 4. goedkeuring te geven aan het verschil in waarde ten bedrage van 6.079,00 euro tussen de te ruilen percelen in het voordeel van mevrouw Van Impe Eline;
artikel 5. goedkeuring te geven aan de verdeling van de notariskosten over de beide partijen.
De algemeen directeur kondigde mondeling haar vertrek aan bij het lokaal bestuur Haaltert. De voorzitter van de raad sloot af met een dankwoord gericht aan de algemeen directeur.
De voorzitter sluit de zitting op 22/05/2023 om 20:36.
Namens OCMW-raad,
Katlijn Copriau
algemeen directeur
Paulette Looze
voorzitter raad