De voorzitter opent de zitting op 30/01/2023 om 20:39.
Raadslid Laurent Volckaert nam digitaal deel conform artikel 5.1 § 1 van het huishoudelijk reglement vanaf punt 2 (Verbouwing Huize Kobeke tot kinderdagverblijf (uitvoering) - Lastvoorwaarden - Goedkeuring).
Aan de raad wordt gevraagd de notulen en het zittingsverslag van de zitting van 19 december 2022 goed te keuren.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig artikel 277 en 278.
Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag ter beschikking worden gesteld. Als een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn daarom verzoekt, worden de notulen en het zittingsverslag elektronisch ter beschikking gesteld.
Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur. Als de raad voor maatschappelijk welzijn bij spoedeisendheid is samengeroepen, kan de raad voor maatschappelijk welzijn beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
Telkens als de raad voor maatschappelijk welzijn het wenselijk acht, worden de notulen staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur ondertekend
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
Artikel 1. de notulen en het zittingsverslag van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2022 worden goedgekeurd.
Het lokaal bestuur Haaltert zet in op een uitbreiding van de bestaande kinderopvang. De vraag en aanbod voor kinderopvang zijn al jaren niet in evenwicht.
Er is gekozen om een bestaande noodwoning (Huize Kobeke) te Heldergem te verbouwen.
Ingevolge opdracht 2021/874 "Aanstellen ontwerper verbouwen Huize Kobeke naar kinderdagverblijf en aanleg volkstuintjes" werd André De Cock bij beslissing van 11 maart 2022 van het college van burgemeester en schepenen aangesteld als architect voor de nodige ontwerpen en het opmaken van een lastenboek.
Op basis van deze ontwerpen en lastenboek werd een bestek opgemaakt met de lastvoorwaarden voor opdracht 2022/961 Verbouwing Huize Kobeke tot kinderdagverblijf (uitvoering). Voor de opdracht wordt geopteerd voor een verdeling in percelen, waarbij voor elk onderdeel van het project een aannemer wordt gezocht.
De raming voor deze opdracht bedraagt 638.118,96 euro incl. BTW.
De opdracht wordt uitgeschreven als een openbare procedure. De publicatie is voorzien op 31 januari 2023.
Deze uitgave gebeurt met het budget ingeschreven op 0945-00/2210007 (actie 6 - IP 8).
- De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken,leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
- Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
- Decreet Bestuursdecreet van 7 december 2018
- Het besluit van de gemeenteraad van 26 november 2018 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
artikel 1. goedkeuring te geven aan de lastvoorwaarden inzake opdracht 2022/961 "Verbouwing Huize Kobeke tot kinderdagverblijf (uitvoering)", dat integraal deel uitmaakt van deze beslissing.
artikel 2. goedkeuring te geven om deze opdracht uit te schrijven als een openbare procedure en deze te publiceren op 31 januari 2023.
artikel 3. deze opdracht te ramen tegen 638.118,96 euro inclusief BTW.
artikel 4. de uitgave van deze opdracht principieel te voorzien in 0945-00/2210007 (actie 6 - IP 8).
Aanleiding
Op dit moment kunnen burgers, verenigingen, ondernemingen,... binnen de lokale besturen Haaltert, Arendonk en Herenthout enkel telefonisch of per e-mail contact opnemen met het lokaal bestuur om een afspraak te maken bij een bepaalde dienst. Een groot nadeel hierbij is dat burgers enkel tijdens de kantooruren de mogelijkheid hebben om een afspraak vast te leggen. Een online afsprakenmodule zou voor dit proces een grote meerwaarde kunnen bieden.
Het komt de efficiëntie en effectiviteit van het afsprakenproces ten goede doordat de burger op deze manier op elke plaats en met elk toestel op ieder moment van de dag in de mogelijkheid is om in enkele klikken een afspraak te maken. De duurtijd om een afspraak vast te leggen zal in de toekomst dus veel korter zijn. De burger zal ook voor elk product onmiddellijk kunnen zien welke momenten nog beschikbaar zijn om een afspraak te maken en zo het voor hem best passende moment kunnen boeken. Hij zal ook zelf zijn afspraak nog kunnen wijzigen.Bovendien zal het aantal manuele tussenkomsten van de medewerkers aanzienlijk verlagen doordat er veel minder telefoons en mails zullen verwerkt worden en zal de beschikbare tijd van collega’s optimaal benut worden door een duidelijke bijhorende planningstool.
Naast het implementeren van een afsprakenmodule en het bijhorende klantengeleidingssysteem willen de lokale besturen in een latere fase van dit traject ook inzetten op digitale afspraken via Teams, Zoom,... Op die manier bieden we burgers de kans om vanop afstand een afspraak te laten doorgaan. Dit betekent een grote tijdswinst voor de burger aangezien deze zich niet meer zal moeten verplaatsen naar het gemeentehuis.
Naast de specifieke criteria voor de focus ‘innovatieve dienstverlening’ zijn er nog enkele algemene criteria waar hierna graag dieper op ingegaan wordt. Bij het kiezen van de gepaste tool zal gebruiksvriendelijkheid voorop staan. De lokale besturen willen namelijk niet enkel inzetten op een gebruiksvriendelijke online afsprakenmodule, maar willen daarnaast ook gebruik maken van een klantgeleidingssysteem ter plaatse. Hierbij is een klantenzuil voorzien in de inkomhal van het gemeentehuis en sociaal huis als centraal aanspreekpunt voor de burger. Aan de hand van een beperkt aantal vragen zal de burger al snel te weten komen hoe hij verder kan geholpen worden. Iedere burger zal door het gebruiksgemak van de zuil in staat zijn om ermee te werken. Hierdoor wordt een heel groot deel van de bevolking bereikt wat een grote meerwaarde is binnen dit project.
Een rechtstreeks gevolg van het in gebruik nemen van deze online afsprakenmodule is dat de onthaalmedewerkers veel minder telefoons zullen moeten opnemen en mails verwerken om afspraken vast te leggen. Deze tijdswinst resulteert rechtstreeks in een beter fysiek onthaal van burgers.
Ieder digitaliseringstraject kent een aantal succesfactoren. Dat geldt ook voor de implementatie van een afsprakenmodule en klantengeleidingssysteem. Daarom is het belangrijk om een degelijk projectplan op te maken waarbij alle verschillende fases en hun eindresultaat worden omschreven. Enkel zo zal de haalbaarheid van het voorstel in kaart kunnen worden gebracht. Het spreekt voor zich dat dit projectplan nog kan wijzigen voor de effectieve aanvang van het project.
Om de afsprakenmodule zo efficiënt mogelijk in te zetten is een koppeling met "Mijn Burgerprofiel" bij de keuze van de software een element dat beoordeeld zal worden. Ook een link tussen de afsprakenmodule en de gebruikte Office365 pakketten zijn een meerwaarde. In eerste instantie wordt gedacht aan de koppeling met Outlook agenda’s en het digitaal laten doorgaan van een afspraak via Teams.
De totale opdracht wordt, na marktonderzoek, geraamd op een bedrag van 261.208,75 euro inclusief BTW. Het betreft een volledige raming voor de drie besturen samen. Het aandeel van het lokaal bestuur Haaltert wordt geraamd als volgt:
1. Noodzakelijke posten
2. Opties (nog te kiezen door het lokaal bestuur aan de hand van het beschikbare budget en de ingediende prijzen)
Dit zijn bedragen zonder BTW.
Deze uitgave voor het lokaal bestuur Haaltert gebeurt met het budget ingeschreven op 2023/OCMW_VB/0119-01/6141011/OCMW/VB/IP-GEEN/U/0.
- De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken,leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
- Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
- Decreet Bestuursdecreet van 7 december 2018
- Het besluit van de gemeenteraad van 26 november 2018 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
artikel 1. goedkeuring te geven aan de lastvoorwaarden zoals bepaald in bestek 2022/954 Levering en implementatie van klantbegeleidingssysteem met online afsprakenmodule, dat integraal deel uitmaakt van deze beslissing.
artikel 2. goedkeuring te geven om voormeld bestek uit te schrijven als een openbare procedure.
artikel 3. goedkeuring te geven aan de publicatiedatum van 31 januari 2023 en het tijdstip voor indienen van 3 maart 2023 om 10.00u.
artikel 4. deze opdracht te ramen tegen 261.208,75 euro inclusief BTW.
artikel 5. de uitgave van deze opdracht te voorzien in 2023/OCMW_VB/0119-01/6141011/OCMW/VB/IP-GEEN/U/0.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd kennis te nemen van het schrijven van het Agentschap Binnenlands Bestuur, Afdeling Lokale Financiën.
Uit het besluit van de gouverneur blijkt dat de jaarrekening 2021 een juist en volledig en een waar en getrouw beeld geeft van de financiële toestand.
Dit besluit heeft geen financiële gevolgen.
Artikel 1. de raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het besluit van de gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen.
De voorzitter sluit de zitting op 30/01/2023 om 21:02.
Namens OCMW-raad,
Katlijn Copriau
algemeen directeur
Paulette Looze
voorzitter raad