Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de ontwerptekst van het geïntegreerd archiefreglement goed te keuren.

Feiten, context en motivering

Goede dienstverlening is gebaseerd op regels en duidelijke afspraken. Die regels en afspraken omtrent het gemeente- en OCMW-archief van Haaltert zijn vervat in het archief- en leeszaalreglement. Het archiefreglement regelt de relatie tussen archiefvormers en de archiefdienst. Dit reglement legt de verantwoordelijkheden vast die beide partijen dragen inzake archief, archiefzorg en archiefbeheer. Dit reglement bevat ook een leeszaalreglement, waarin de rechten en de plichten van de externe gebruikers van het archief opgenomen zijn.

Het is belangrijk dat de afspraken in het archief- en leeszaalreglement up-to-date zijn, aangepast zijn aan de huidige stand van de wetgeving, de personeelsbezetting, en de huidige inzichten betreffende archief- en informatiebeheer. Om die redenen moest het oude leeszaalreglement aangepast worden.

Dit was de aanleiding om het reglement open te trekken en er ook de bepalingen rond archiefbeheer, informatiebeheer, archiefzorg en openbaarheid van bestuur in op te nemen. Tevens wordt door dit reglement de archiefwerking van de gemeente en het OCWM geïntegreerd.

Op basis van dit reglement kunnen verdere interne richtlijnen en modeldocumenten opgesteld worden inzake bruikleen, toegang tot depots, archiefoverdrachten, substitutie van bestuursdocumenten, openbaarheid van bestuur etc.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de ontwerptekst van het geïntegreerd archiefreglement goed te keuren. Indien akkoord, wordt voorgesteld om dit in werking te laten treden vanaf 1 januari 2024.

Juridische gronden

Algemene basisbevoegdheid:

• Decreet over Lokaal Bestuur van 22 december 2017 - artikel 41
• Het Bestuursdecreet van 7 december 2018

Bijzondere bevoegdheidsgronden:

• Decreet over Lokaal Bestuur van 22 december 2017 - artikels 56 §5 en 173 betreffende de zorg over en het beheer van het archief
• Artikel 32 van de Grondwet
• De Archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad 12/08/1955), gewijzigd door de artikelen 126 tot 132 van de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen
• Het KB van 12 december 1957 rakende uitvoering van de Archief van 24 juni 1955
• Het KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de archiefwet van 24 juni 1955: KB over het archieftoezicht – KB over de overbrenging van archief
• Het KB van 5 januari 2014 tot wijziging van het KB van 16 juli n1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister
• Het MB van 12 december 2016 betreffende de technische voorschriften en normen waaraan archieflokalen van de overheden en openbare instellingen opgesomd in art. 2 §2, moeten voldoen
• De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dd.27/04/2016

Financiële gevolgen

Deze beslissing heeft geen financiële gevolgen.